Aqueles discursos enormes, vídeos do YouTube em que a pessoa enrola para iniciar o tema proposto, textos com encheção de linguiça: você é do time que faz isso ou do time que definitivamente não curte prolixidade?
As repetições, aquelas voltas intermináveis, “um milhão” de cases, tudo isso empobrece uma apresentação e a torna menos interessante. O resultado pode ser uma impressão ruim da sua marca, uma experiência desagradável para quem está te ouvindo, o famigerado ruído, entre outros problemas.
Acendeu o alerta aí para você ou para alguém que você conhece? Então, continue aqui, que vamos mostrar como deixar de ser prolixo.
Fique de olho nos sinais
Quando nosso discurso é prolixo, as pessoas nos demonstram de alguma forma. Então, atenção aos sinais. Se marcar pontos, pode saber que a prolixidade está por aí:
costumam dizer que você fala muito;
você quase sempre nota que falou mais que os outros em uma reunião (sem necessidade);
frequentemente alguém lhe interrompe;
as pessoas se dispersam enquanto você se apresenta;
já ouviu várias vezes “o que você estava falando mesmo?”.
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Na prática: perceba com sinceridade esses indícios e peça feedback a pessoas próximas a você. Feito isso, busque recursos e ferramentas para lhe ajudar a ter mais objetividade na comunicação.
Avalie o momento e o assunto
Determinados assuntos ou situações requerem mais detalhamento. Como é o caso da apresentação do planejamento anual da empresa ou de resultados de um estudo mais apurado. Quando se trata de uma decisão rápida, uma reunião urgente ou um workshop com 50 pessoas que vão falar também, é hora de usar a objetividade. É mais eficaz e demonstra respeito ao grupo.
Na prática: vai fazer uma ligação telefônica? Lembre-se de que não é uma reunião, é um telefonema. Seja breve e trate apenas de um assunto. Caso precise se estender, proponha o envio de um e-mail e, se for realmente necessário, agende uma reunião.
Em nosso artigo sobre comunicação síncrona e assíncrona, temos várias dicas para ajudar a entender o contexto e utilizar os meios adequadamente.
Concentre-se no ponto principal
Quando for relatar algo ou contar um caso, conte primeiro o que exatamente tem relação com o contexto. Depois de transmitir a mensagem principal, se for pertinente, aprofunde-se na história. É preciso situar as pessoas ouvintes desde as primeiras palavras.
Na prática: baseie-se no lide das reportagens jornalísticas, que é a parte inicial delas. Nele, com poucas palavras, é possível identificar o fato, quando, como e por que ele aconteceu. Somente nos outros trechos é que vemos os desdobramentos da situação. Assim, caso alguém leia apenas o primeiro parágrafo, já terá ideia do acontecimento abordado.
Tenha atenção às expressões que dão um tom de prolixidade
Seja em um vídeo para redes sociais, seja em uma reunião ou palestra, há expressões que tornam a fala redundante.
Por exemplo: “no vídeo de hoje, eu gostaria de falar um pouco para vocês sobre como deixar de ser prolixo”. Essa introdução poderia ser: “o tema é: como deixar de ser prolixo”. Já se sabe que é hoje, que é um vídeo e que você vai falar de alguma coisa. Notou a diferença?
Outra situação muito comum é encerrar uma apresentação dizendo: “bom, então é isso que eu queria trazer para vocês, muito obrigado”. Quando um simples “concluindo… muito obrigado” comunica exatamente o mesmo.
Na prática: planeje sua apresentação, criando um roteiro para ajudar a organizar seu raciocínio. Ensaie na frente do espelho, grave suas apresentações e reveja sempre. Com tempo e prática, a abertura e o fechamento da sua fala serão naturalmente mais “clean”. Confira também 7 livros que ajudam você a se preparar para uma apresentação importante.
Aprenda a fazer um pitch impecável
O pitch reina na luta contra a prolixidade e é uma ferramenta que você deve aprender para a vida. Inspirado nas conversas de elevador, ou seja, super-rápidas, o pitch é uma síntese estratégica de qualquer assunto.
Você pode usá-lo para: se apresentar, vender uma ideia, expor um projeto e várias outras ocasiões em que é preciso se comunicar com agilidade e precisão.
Na prática: separe papel, caneta e cronômetro. Liste as informações essenciais que devem ser passadas. Escreva seu pitch e leia em voz alta. Ficou grande, ultrapassou 3 minutos? Calma! No blog da 2um, temos um artigo que explica como fazer um pitch matador.
Saiba fazer perguntas
As perguntas são super-relevantes para a assertividade da comunicação, só que elas têm que ser bem feitas. Nada de perguntas enormes, em que ao final a pessoa questionada até se perde. Muito menos perguntas repetitivas, insistentes. Se você não entendeu a resposta, diga claramente: “não entendi a resposta, me explica novamente, por favor?”.
Na prática: se você estiver lidando com um assunto extenso, divida as dúvidas em tópicos e faça perguntas mais curtas, direcionadas a um assunto por vez. Fizemos um post sobre a importância das perguntas na comunicação. Vale a leitura.
E saiba responder sem ser prolixo
A lógica acima vale na hora de responder. Para começar, não é necessário repetir a pergunta para dar a resposta nem entrar em outras searas que não são essenciais para o entendimento. Use a objetividade para responder.
Portanto, tenha em mente que a prolixidade anda no caminho oposto da comunicação assertiva e não demonstra mais conhecimento. Em geral, ela provoca uma imagem negativa, de enrolação e falta de conteúdo. Informar-se é o pontapé inicial para dominar soft skills além da comunicação, como pensamento crítico e flexibilidade. Com essas dicas, você já vai estar um passo à frente na missão de deixar de ser prolixo.
A 2um pode ajudar você ainda mais, com treinamentos e consultorias para aperfeiçoar sua habilidade de se comunicar, com estratégia, empatia e autenticidade. Converse com nossa equipe para saber mais.